Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

发布时间:2020-08-14 编辑: 查看次数:747

现在许多公司里的行政系统都有所谓的电子签核流程,让一份报表、文件、申请单送出后,自动依序转呈给不同单位签核,确认后才完成送出或作业。那幺,如果当你打算在团队内使用 Google Drive 云端硬碟来工作时,在 Google Drive 内有没有办法实现线上签核流程呢?

或许今天要介绍的这个「 Collavate 」的服务,以及它提供的可以安装到 Google Drive 文件中的外挂值得试试看,我虽然还没有深入研究到它后面更複杂的管理作业,但初步使用上,要建立简单的文件签核流程是没有问题的。

什幺是文件的简单签核流程呢?一般在 Google Drive 中协同合作文件时是处于「平行合作」的状态,也就是所有的人一起编辑同一份文件,大多时候这是有效率的,但是如果文件的处理是需要:

有层级关係的:主管审核部属的行动。有次序关係的:业务处理企划的决定。

那幺这时候平行的协同合作或许不一定最有效率,而需要利用像是「 Collavate 」这样的外挂,帮 Google 文件建立有层级、有次序的自动签核流程。

举一个我自己工作上可能遇到的例子,假设现在有编辑、主编两个人合作要审核一份稿件,这时候当编辑处理完成第一稿后,送审给主编审核,主编加上修改意见后通过,进入第二稿的编辑。当编辑处理完第二稿,再一次送审给主编,通过后,编辑才能把稿子发排或上稿。

透过「 Collavate 」这个外挂,我们就可以在 Google Docs 文件中建立上述这样的编辑审稿流程、公文签核流程。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

她和原本的共享编辑有一些不同:

1. 右方会出现签核流程记录,包含每一个签核时间与负责人。2. 根据签核的层级、次序,自动依序开放不同人的文件编辑权限。3. 也就是轮到他签核的人自动被开启编辑权,签核完毕,自动改成只有检视权。让原本不能自动化改变的 Google 文件共用权限,可以自动根据流程改变。

当然,唯一的限制就是大家都要在自己的 Google Drive 文件中安装「 Collavate 」这个外挂,下面,就让我实作一遍给大家参考。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

首先,你可以在 Google Docs 文件里安装这个「 Collavate 」外挂(注1),进入一份想要建立签核流程的文件中,打开上方的[外挂程式]选单,选择[取得外挂程式]。

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然后搜寻「 Collavate 」这个外挂(注2),直接安装即可,之后你就可以在任何电脑你的 Google Drive 帐号中的文件使用这个外挂。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

成功安装「 Collavate 」后,打开[外挂程式]选单,就会看到「 Collavate 」的选项,点击[ Start ]启动它,就会在右方看到可以建立签核流程的表单。

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我这边先介绍「 Collavate 」最简单的签核流程,你可以建立 1、 2、 3、 4 等等不同次序的签核层级,把每一个层级要负责签核的伙伴的电子邮件输入即可,并且设定这位签核者是否可以编辑这份文件的权限,也可以加上你的说明文字。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

例如在第 1 层级加入两位签核者,在第 2 层级加入一位签核者,于是未来等到第一层级这两位都签核后,就会把文件送到第二层级的签核者签核。
只要我们先在「 Collavate 」中建立好整个审核流程,未来文件就会自动转送给每一个顺序的伙伴。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

如果我设定第一层级的 A 先生可以编辑并审核这份文件,当我送出流程后, A 先生就会在邮件信箱收到通知,内容是我希望他签核这份文件,他只要点击文件的连结,就会自动获得这份 Google Docs 的编辑权。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

A 先生可以在文件中需要修改处加入注解(用 Google Docs 原本功能),确认好后,只要按下「 Collavate 」签核流程上的确认,就能把文件送给下一个层级的签核者。

Google 文件的线上签核流程,编辑合作专用 Collav

并且这时候, A 先生将会从原本可以编辑这份文件的权限,被自动调整成只能检视文件的权限。
这样一来,「 Collavate 」就帮我们在 Google Docs 上建立简单的文件签核、审核流程了,如果你在工作上有这样的需求,或许这是一个可以解决问题的外挂。
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